Wie man richtig konstruktives Feedback gibt
Feedback zu geben, kann für beide eine Belastung sein: für den Geber und den Empfänger. Aber ohne konstruktives Feedback kann es keine Verbesserung geben. Aber es ist mehr als das. Das Geben von konstruktivem Feedback kann zu einer offenen und transparenten Kommunikation zwischen den Mitarbeitern führen und die positive Arbeitskultur stärken.
Wie gibt man also richtig konstruktives Feedback?
Wie anfangen
Was ist also der beste Ansatz, um diesen Prozess in Gang zu setzen? Eine unserer letzten wattx-Insight-Sessions drehte sich im Wesentlichen um diese Frage: Wie man effektiv Feedback gibt, aufgeteilt in zwei verschiedene Blickwinkel: Boris, Produktmanager bei wattx, konzentrierte sich darauf, welches Feedback man geben sollte, während Aleksandra, Verwaltungsassistentin, erläuterte, wie man es so gibt, dass die Leute gut darauf reagieren.
Aus organisatorischer Sicht ist es wichtig, bei der Erteilung von Feedback auf die Quantität zu achten. Es ist wichtig zu verstehen, dass es ein Gleichgewicht zwischen zu viel und zu wenig Feedback und dem Zeitrahmen, in dem das Feedback gegeben wird, geben muss.
Blick zurück
Wenn Sie wirklich konstruktives Feedback geben wollen, müssen Sie sich darauf vorbereiten. Damit meine ich nicht, dass man eine halbe Stunde vor dem Treffen ein paar Notizen parat haben muss. Boris empfiehlt zum Beispiel, den Chat- und E-Mail-Verlauf der letzten 30 Tage durchzugehen und zu prüfen, was verbessert oder gelobt werden sollte. Überlegen Sie, ob das Ergebnis besser hätte ausfallen können, prüfen Sie, ob die Fristen eingehalten wurden, ob es Missverständnisse gab oder Ähnliches. Sie wissen, worauf es ankommt.
Darüber hinaus sollten Sie prüfen, welche Ziele Sie sich für die letzten 30 Tage gesetzt haben und ob diese erreicht wurden. Eine weitere gute Idee ist es, zu prüfen, ob es Fehler gegeben hat, die hätten vermieden werden können. Machen Sie sich Notizen, damit Sie während des Feedbackgesprächs konkrete Beispiele dafür zeigen können, was schief gelaufen ist. Konzentrieren Sie sich auf die Zeitplanung und prüfen Sie, ob die Aufgaben rechtzeitig erledigt wurden. Wenn nicht - bereiten Sie ein einfaches Beispiel vor, damit die Person genau weiß, von welcher Situation Sie sprechen.
Im Vorfeld vorbereiten
Eine der wichtigsten Botschaften aus dieser Sitzung war, dass Feedback für niemanden eine Überraschung sein sollte. Damit meine ich nicht nur die Feedback-Sitzung selbst, sondern auch die Dinge, die von den Teilnehmern verlangt wurden. Wenn Sie z. B. jemanden dafür kritisieren, dass er etwas nicht vorbereitet oder falsch gemacht hat, aber vorher nie von Erwartungen gesprochen haben, ist Ihr Feedback nutzlos. Es ist sehr ungerecht, von Menschen Dinge zu erwarten, von denen sie nicht wussten, dass sie sie tun müssen.
Es ist besser, einige wenige Punkte herauszugreifen, über die man spricht, als viele verschiedene. Wenn Sie sich also darauf vorbereiten, konstruktives Feedback zu geben, überlegen Sie, in welchen Bereichen sich die Person weiterentwickeln möchte und sollte, und konzentrieren Sie sich auf diese. Es ist einfach unmöglich, alle Aspekte der Arbeit auf einmal zu verbessern. Fortschritt braucht Zeit.
Konzentriere auch auf die guten Dinge
Um zu vermeiden, dass wir uns bei Feedbackgesprächen auf zu viele Aspekte konzentrieren, haben wir bei wattx einen Rahmen für Leistungserwartungen entwickelt, der mit unseren Unternehmenswerten und unserer Unternehmenskultur verknüpft ist. Wir haben unsere fünf Werte - Eigenverantwortung, Mut, Bescheidenheit, Einfluss und Teamfähigkeit - in erwartete Verhaltensweisen unterteilt. Nehmen wir zum Beispiel den Wert 'Impact', so kann er in folgende Punkte aufgeteilt werden:
- die Schaffung von Mehrwert für unsere Kunden, oder
- die höchste Qualität der Arbeit zu liefern.
Zu jeder Unterkategorie gibt es drei Beispiele, wie das erwartete Verhalten aussehen könnte. Wir konzentrieren uns darauf, konstruktives Feedback zu geben, daher sind die Beispiele in reaktives, aktives und proaktives Verhalten unterteilt. Auf diese Weise vermeiden wir negative Kritik, die das Verhalten und die Motivation des Mitarbeiters beeinflussen kann. Schließlich möchten Sie, dass sich Ihre Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen und die gute Arbeit fortsetzen. Denken Sie also bei der Vorbereitung des Feedbacks daran, auch gute Dinge zu loben.
Genau zuhören
Wenn Sie das Feedback vorbereitet haben, müssen Sie sich als Nächstes überlegen, wie Sie es vermitteln wollen. Sie können eine Menge Notizen vorbereiten und das auch gut tun, aber die Art und Weise, wie Sie sprechen oder sich verhalten, kann den gesamten Prozess beeinflussen. Ein guter Einstieg in die Kommunikationstheorie ist ein Blick in das von dem deutschen Psychologen Friedemann Schulz von Thun entwickelte 4-Seiten-Modell der Kommunikation.
Eine Grundannahme dieser Theorie ist, dass jede Information, die wir verbal senden oder empfangen, auf vier verschiedenen Ebenen verstanden werden kann: der Sachebene, der Appellebene, der Beziehungsebene sowie der Offenbarungsebene. Und wir haben keine Macht darüber, welche Ebene vom Empfänger aktiviert wird, wenn ein Satz gesagt wird. Allerdings haben wir Macht über die Art und Weise, wie wir unsere Worte formulieren. Wir können immer darauf achten, Techniken des aktiven Zuhörens anzuwenden und die Person zu bitten, das Gesagte neu zu formulieren. Dieser einfache Trick kann dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass Sie sich mit Ihrem Gesprächspartner auf der gleichen Ebene befinden.
Ohne Gewalt kommunizieren
Eine gute Methode, um Feedback zu geben, ist die gewaltfreie Kommunikation (NVC), eine von Marshall Rosenberg entwickelte Methode. Diese Technik ist mit der Tatsache verbunden, dass Sie immer sehr konkret sein sollten, wenn Sie Feedback geben. Wenn Sie die vier Schritte der NVC anwenden, müssen Sie für jede Handlung ein Beispiel geben.
Die vier Schritte sind wie folgt:
- Beobachten Sie (ohne zu urteilen) und benennen Sie die Handlung, wann und wie die Person ihre Leistung erbracht bzw. nicht erbracht hat.
- Bringen Sie die Folgen dieser Handlung klar zum Ausdruck. Stellen Sie sicher, dass Sie mitteilen, wie sie sich auf die Arbeit oder das Team ausgewirkt hat.
- Bringen Sie zum Ausdruck, was sich für die Zukunft ändern muss.
- Ein weiteres Mal: Seien Sie konkret und fordern Sie ein bestimmtes Verhalten.
Zusammenfassend
Weder das Geben noch das Empfangen von Feedback ist einfach. Wie bei allen anderen Dingen braucht es Übung, um es zu beherrschen. Denken Sie jedoch daran, dass es immer um die Situation und konkrete Maßnahmen geht - und dass es nicht auf einer persönlichen Ebene erfolgen sollte. Ein gutes und konstruktives Feedback kann ein sehr guter Anfang für Wachstum und eine Steigerung der Zufriedenheit auf beiden Seiten sein - sowohl beim Arbeitnehmer als auch beim Arbeitgeber. Und nicht zuletzt bedeutet es, dass Sie sich tatsächlich für die Verbesserung Ihres Mitarbeiters interessieren.
Header Image credit: Startup Stock Photos